4.4. Integratie en transparantie
Zorg voor kwaliteit op alle niveaus
Conform onze visie op kwaliteit en onze kwaliteitscultuur, is in UCLL iedereen verantwoordelijk om (binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied) voor continue kwaliteitsborging én -verbetering te zorgen.
De kwaliteitszorgsystematiek voor opleidingen en domeinen faciliteert, samen met onze kwaliteitscultuur, dat de PDCA-cyclus ook op het niveau van individuele medewerkers en teams en op het niveau van UCLL systematisch doorlopen wordt.
PDCA-cyclus van individuele medewerkers
- Individuele medewerkers dragen bij aan de realisatie van de beleidsplannen, doordat hun plannen voor bijvoorbeeld de vormgeving van hun opleidingsonderdeel, voor een project van hun dienst, … afgestemd zijn op deze beleidsplannen.
- Ze voeren hun concrete acties uit volgens hun plannen.
- Ze evalueren hoe dit verloopt. Hiervoor maken ze gebruik van input uit kwaliteitszorgprocessen (bv. resultaten van een bevraging over een opleidingsonderdeel, bevraging over een proces van een dienst, …) en van informele feedback (bv. informele feedback van studenten aan lectoren, feedback van werkveldpartners tijdens een werkveldevent, informatie in de wandelgangen, …).
- Op basis daarvan formuleren ze verbeteracties en passen ze hun plan aan.
Bij dit alles worden de medewerkers ondersteund door hun leidinggevende en dit zowel door de dagelijkse coaching en ondersteuning als bij de jaarlijkse functioneringsgesprekken.
Binnen UCLL wordt bovendien steeds meer ingezet op teamwerking, waardoor acties op individueel niveau vaak ingezet worden vanuit verbeteracties op teamniveau. Verbeteringen op het niveau van opleidingsonderdelen worden bijvoorbeeld geïnitieerd vanuit een team lectoren (bv. leerlijnoverleg, OPO-team, vakgroep, …), verbeteringen binnen een domein worden bijvoorbeeld geïnitieerd vanuit een team medewerkers van de betrokken dienst, ….
Onderstaand citaat getuigt van de PDCA-cyclus op niveau van individuele medewerkers/teams.
Mijn grootste ambitie is om samen met het team en o.a. met de steun van R&E onze eigen werking te
onderzoeken en nog meer te verbeteren om nog beter in te spelen op de concrete noden van onze studenten.
onderzoeken en nog meer te verbeteren om nog beter in te spelen op de concrete noden van onze studenten.
Manu Nesari, teamcoördinator Studentenvoorzieningen
PDCA-cyclus op UCLL niveau
UCLL als organisatie doorloopt ook de PDCA-cyclus:
- Ze heeft met haar strategische prioriteiten en haar onderwijsvisie een inspirerend plan voorop staan waarop domeinen en opleidingen hun plannen kunnen enten en hierbinnen teams en individuele medewerkers aan de slag gaan.
- Ter ondersteuning van de uitvoering van deze plannen, ontwikkelt UCLL ondersteunende kaders en instrumenten.
- De (geaggregeerde) uitkomsten van kwaliteitszorgprocessen (bv. resultaten van de instellings- en opleidingsbevraging, synthese van feedback van expertenpanels in kader van thematische kwaliteitsbewaking, synthese van afstemmingsgesprekken, stand van zaken van de strategische prioriteiten, …) bieden UCLL als organisatie een check en bron van reflectie. Deze syntheses worden bijvoorbeeld altijd besproken op het Directieteam en indien relevant ook in andere beleidsteams.
- Op basis van een globale synthese van al deze uitkomsten (die ook de basis vormt van deze kritische reflectie), beslissen het Directieteam of andere beleidsteams welke extra verbeteracties ondernomen kunnen worden. Voor de beleidsteams geven de afstemmings- en managementgesprekken belangrijke verbeteracties aan.
Extra ondersteuning binnen 'Do'
Extra ondersteuning binnen de ‘DO’ krijgt vorm via procesmanagement.
Het borgen en verbeteren van processen is een kernelement van kwaliteitszorg. De dienst Kwaliteit ondersteunt de documentatie en optimalisatie van de processen binnen UCLL. Dit gebeurt via een vaste methodiek: een zorgvuldig samengestelde werkgroep analyseert, optimaliseert en documenteert het proces in een drietal workshops. Nadat deze processen zijn uitgetekend, worden ze uitgebreid uitgeschreven (met een verantwoordelijke voor iedere stap) en worden de verschillende stappen van het proces overzichtelijk voorgesteld via een infografiek: de infografiek hiernaast visualiseert de stappen voor het proces on-board nieuwe medewerkers. Als het proces is uitgeschreven, wordt het proces geïmplementeerd en na enige tijd geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd.
Voorbeelden van processen die reeds geoptimaliseerd werden, zijn:
Het citaat hieronder getuigt van de meerwaarde van deze ondersteuning.
Door samen te werken met experten van betrokken diensten en opleidingen werd er draagvlak en betrokkenheid gecreëerd om in verschillende processen verantwoordelijkheden vast te leggen en dit structureel in te bedden in een efficiëntere werking.
Nadia Falise, hoofd dienst Financiën
Geïntegreerd kwaliteitszorgsysteem
Binnen UCLL kiezen we voor een geïntegreerd kwaliteitszorgsysteem waarin de verschillende kwaliteitszorgprocessen en -instrumenten op de verschillende niveaus elkaar versterken en we samen continu verbeteren richting de realisatie van de strategische prioriteiten.
Integratie risicomanagement in kwaliteitszorgsysteem
We hebben het proces van risicomanagement geïntegreerd in de kwaliteitszorgcyclus, waarmee we voor een inbedding in de organisatie zorgen.
Risico’s worden in het kader van de beleidsplancyclus geïdentificeerd in domeinen en programma's (in 2022 bij de afstemmingsgesprekken), alsook bij de opvolging van de strategische prioriteiten. Bijkomend worden risico's nog geïdentificeerd door andere tweedelijnsfuncties (Data Protection officer en VGM) en vindt voor de domeinen een meer gedetailleerde identificatie plaats via jaaractieplannen.
Na identificatie, is het Directieteam verantwoordelijk voor het bepalen van de risico-appetijt, de weging van de geïdentificeerde risico's, het bepalen van de risico-eigenaren en het uitzetten van de acties om de risico's te verminderen of te vermijden. In 2022 gebeurde dit geïntegreerd met de opvolging van de resultaten van verschillende kwaliteitsonderzoeken (instellingsbevraging, opleidingsbevragingen) in een globale synthese.
De UCLL-brede acties worden halfjaarlijks opgevolgd door het Directieteam. De andere acties worden (waar relevant) opgenomen in en opgevolgd via de beleidsplannen (en/of jaaractieplannen van de domeinen).
In het (ontwerp)verslag van de single audit geeft de regeringscommissaris aan dat het gehanteerde model voor risicomanagement voldoet aan de formele vereisten en kan fungeren als best practice voor de sector. Het is een duidelijke methodiek met brede betrokkenheid doorheen de organisatie, de systematische uitvoering wordt gewaarborgd via de verankering in het kwaliteitszorgsysteem.
Afstemming beleid domeinen - opleidingen
We beogen een goede afstemming tussen de beleidsplannen van de domeinen en de opleidingen opdat domeinen opleidingen volop kunnen ondersteunen in de realisatie van hun plannen en verbeteracties.
- Dit faciliteren we door bij de opmaak van de beleidsplannen van de domeinen systematisch de opleidingen te betrekken. Op die manier zorgen we ervoor dat de beleidsprioriteiten inspelen op de aanwezige noden van de opleidingen. Ook bij het ontwikkelen van UCLL-beleid worden opleidingen en indien nodig andere domeinen betrokken.
- Bovendien nemen we tijdens de beleidsplancyclus reeds acties om de afstemming tussen beleidsplannen van domeinen en opleidingen te stroomlijnen. De synthese van de belangrijkste thema’s waarrond opleidingen acties dienen te ondernemen (op basis van de afspraken na afstemmings- en managementgesprekken) bieden domeinen informatie die hen toelaat hun beleidsplan af te stemmen op deze noden. De dienst Onderwijs & Studenten maakte bijvoorbeeld een inventaris op van de nog te realiseren doelstellingen en acties uit de beleidsplannen van de opleidingen om op basis daarvan de prioriteiten voor het domein Onderwijs & Studenten te (her)bepalen.
Zoals we in de reflectie (4.5 reflectie: Kwaliteit) zullen toelichten, willen we het beleid van domeinen en opleidingen in de toekomst nog beter afstemmen.
Transparantie over de kwaliteit van onze opleidingen
In het kader van publieke verantwoording over de kwaliteit van onze opleidingen, maken we informatie hierover publiek toegankelijk. Elke opleiding heeft een kwaliteitspagina op de website van UCLL waar verwezen wordt naar een kwaliteitsfiche.
In deze kwaliteitsfiche wordt een samenvatting gegeven van de uitkomsten van kwaliteitszorgprocessen (beleidsplan, dialoogcommissie, thematische kwaliteitsbewaking, afstemmings- en managementgesprekken) waarin zowel sterktes als aandachtspunten benoemd worden. Deze samenvattingen worden telkens gevalideerd door de betrokken externen.