4.5. Reflectie: kwaliteit
In deze reflectie:
Waar zijn we trots op?
Uniek kwaliteitszorgsysteem dat ondersteunend werkt
Ons uniek kwaliteitszorgsysteem realiseert onze ambitie dat de zorg voor kwaliteit altijd, overal en door iedereen wordt opgenomen. Ons kwaliteitszorgsysteem waardeert de aanwezige kwaliteit en stimuleert dat er op een continue manier aandacht voor kwaliteit is door de opeenvolging van de verschillende processen. De verschillende elementen van de IMWR-cirkel proberen we te realiseren: we waarderen wat er goed is, we mobiliseren richting de twee referentiekaders en we zetten aan tot reflectie en inspireren waar we kunnen.
We hebben expliciet gekozen voor een systeem dat we zowel voor onze opleidingen als voor onze vier domeinen uitrollen.
Houvast voor nieuwe opleidingen
Hoewel de meeste van onze graduaatsopleidingen nog niet opgenomen moeten worden in onze regie hebben we van bij de integratie van deze opleidingen in UCLL gekozen om deze op nagenoeg dezelfde manier mee te nemen. Recente ervaringen met Toets Nieuwe Opleidingen (TNO) tonen aan dat het systeem ook helpt bij het vormgeven van nieuwe opleidingen. Het citaat hieronder uit één van de TNO-rapporten getuigt hiervan.
Gemeenschappelijk kader met voldoende autonomie
De systematische aanpak creëert een duidelijk kader en een gedeelde taal over de opleidingen en domeinen heen. Door dezelfde kaders en timing worden leerkansen over opleidingen heen gecreëerd. Voor de concrete uitvoering van dit systeem laten we autonomie toe zodat opleidingen en domeinen ook een eigen invulling hieraan kunnen geven. Uit de bevraging na het proces van beleidsplanning blijkt bijvoorbeeld dat 84% van de opleidingsverantwoordelijken en opleidingspartners Kwaliteit ervaart dat er voldoende ruimte is om het proces van beleidsplanning op eigen manier en volgens eigen tempo vorm te geven.
Het kwaliteitszorgsysteem van UCLL vormt een solide basis waarin deze nieuwe opleiding wordt ingebed.
Beoordelingsrapport, Toets Nieuwe Opleiding, Human Resources Management, 2022
Ondersteunend voor opleidingen
De ondersteuning hierbij door de dienst Kwaliteit met opleidingspartners Kwaliteit in elk van onze opleidingen wordt gewaardeerd. In elke bevraging na een afgelopen kwaliteitszorgproces geeft (bijna) 100% van de opleidingsverantwoordelijken en opleidingspartners Kwaliteit aan tevreden te zijn over de geboden ondersteuning.
Met kwaliteitsvolle opleidingen als resultaat
Onze voortdurende zorg voor kwaliteit resulteert dan ook in kwaliteitsvolle opleidingen, wat ook erkend wordt door de hoge tewerkstellingsgraad van onze alumni (97% van onze afgestudeerden (die niet verder studeren) zijn zes maanden na het afstuderen aan het werk) en de mate waarin zij hun opleiding zouden aanraden (81% van onze afgestudeerden raadt de opleiding aan).
Het feit dat wij kunnen werken met een opleidingspartner is echt een waardevol gegeven, in symbiose met wat vanuit centrale UCLL kwaliteitszorg aan kader en ondersteuning geboden wordt.
Bevraging na proces beleidsplanning, 2021
Een geïntegreerd kwaliteitszorgsysteem dat aanzet tot reflectie met inbreng van externen
Beleidsplan als motor
Het beleidsplan is het beleidsinstrument bij uitstek voor zowel onze opleidingen als domeinen en is ondersteunend voor een systematische uitrol van het beleid. Het beleidsplan brengt alle checks en acts samen. We hebben hierbij, zoals aanbevolen tijdens de instellingsreview van 2017, belangrijke stappen gezet in het SMART formuleren van de doelstellingen. Een opleidingspartner Kwaliteit getuigt hierover spontaan in de bevraging na het proces van beleidsplanning.
Duidelijke referentiekaders
Tijdens de instellingsreview van 2017 kregen we de aanbeveling om de voorloper van ons MM DNA verder te hanteren voor de ontwikkeling van de visie en het beleid van opleidingen.
Door in de verschillende processen van kwaliteitszorg de strategische prioriteiten en ons MM DNA als belangrijke referentiekaders te gebruiken, vormen deze kaders een belangrijke hefboom om onze ambities waar te maken.
Ik ben fier op de beleidsplannen die er nu liggen en die de volgende jaren (hopelijk) waargemaakt zullen worden. In vergelijking met de vorige beleidsplannen zijn de nieuwe veel concreter.
Bevraging na proces beleidsplanning, 2021
Externe ogen
Een enorme meerwaarde in het kwaliteitszorgsysteem is het binnenbrengen van externe ogen op verschillende momenten en voor verschillende doelstellingen in onze processen. Zowel de opleidingen als de domeinen hebben ervaren dat dit inspirerend werkt (zie resultaten bevraging hierover hieronder).
98%
ervaart de dialoog met de leden van de dialoogcommissie (bij het opstellen van het beleidsplan) als inspirerend
96%
ervaart de dialoog met de dialoogcommissie als een meerwaarde in het kader van de verdere uitwerking van het beleidsplan
95%
was tevreden over de inhoudelijke expertise van de leden van het expertenpanel thematische kwaliteitsbewaking
In opvolging van de instellingsreview in 2017, hebben we de betrokkenheid van externen binnen ons kwaliteitszorgsysteem versterkt en dit op meerdere vlakken:
- We betrekken op meerdere momenten tijdens onze kwaliteitszorgsystematiek externen en dit telkens vanuit een specifieke doelstelling: bij het opstellen van de beleidsplannen, bij het expertenpanel voor de thematische kwaliteitsbewaking en bij de managementgesprekken worden externen betrokken.
- Voor elk van deze processen hebben we duidelijke criteria gedefinieerd waaraan deze externen moeten voldoen en afhankelijk van de doelstelling hebben we vastgelegd wie bepaalt welke externen we concreet betrekken (bv. de opleiding, het Directieteam, ...).
- Bij de besluiten over de kwaliteit van onze opleidingen, is de onafhankelijkheid van deze externen essentieel. In het proces van de managementgesprekken wordt deze onafhankelijkheid dan ook strikt bewaakt en geformaliseerd in de vorm van een deontologische code die commissieleden ondertekenen.
Het document hieronder biedt een overzicht van welke profielen van externen met welke doelstelling betrokken worden bij onze kwaliteitszorgprocessen voor opleidingen. Voor de kwaliteitszorg van de domeinen worden externen betrokken bij het opstellen van de beleidsplannen en bij het managementgesprek.
Kwaliteitszorg voor onze kwaliteitszorg
Het feit dat we ons kwaliteitszorgsysteem ook toepassen op het domein Kwaliteit betekent dat we continu gericht zijn op het monitoren en verbeteren van de kwaliteit van ons kwaliteitszorgsysteem.
Het draagvlak voor ons systeem wordt bevorderd doordat we bij de uitwerking ervan systematisch alle betrokken partijen betrekken. Dat we onze ambities realiseren met dit systeem wordt ook beaamd door de audit rond kwaliteitszorg die we lieten uitvoeren in 2021.
Het kwaliteitszorgsysteem heeft voldoende potentieel om de ambities van UCLL te realiseren.
Audit kwaliteitszorgsysteem, 2021
Aandachtspunten
Op weg naar een datagedreven organisatie
We willen binnen UCLL een datagedreven beleid voeren, zowel voor opleidingen als domeinen. We namen reeds belangrijke stappen om dit te realiseren:
- Gebruiksvriendelijke manieren ontwikkelen om beschikbare data toegankelijk te maken. De toepassing data.ucll.be bundelt verschillende interactieve rapporten.
- Samenwerking tussen dienst ICT, O&S en Kwaliteit in één datateam dat opleidingen en diensten hands-on ondersteunt bij specifieke data-vragen.
- Opleidingen om medewerkers wegwijs te maken in de verschillende databronnen.
- Gebruikers rond bepaalde thema's samenbrengen, bijvoorbeeld in het lerend netwerk studiesucces.
- Concretere richtlijnen voor gebruik en interpretatie van data ontwikkelen, zoals bijvoorbeeld het overzicht van wanneer welke data beschikbaar zijn.
We stellen echter vast dat een systematisch en doorgedreven gebruik van data in al onze opleidingen en diensten nog geen realiteit is. We zetten hier verder op in door te blijven investeren in:
- Het overzichtelijk en toegankelijk maken van beschikbare data via data.ucll.be. Op de planning staat bijvoorbeeld het opstellen van een gebruiksvriendelijk rapport over de heroriënteringen van studenten.
- Professionalisering in het gebruik van data. Door het organiseren van ‘datadagen’ waarbij medewerkers ook onmiddellijk aan de slag gaan met de data van hun eigen opleiding combineren we professionalisering met hands-on ondersteuning en het uitwisselen van ervaringen.
- Het samenbrengen van partners Onderwijs, Kwaliteit en Studenten van opleidingen (zoals in het lerend netwerk studiesucces) zodat vanuit meerdere perspectieven met de data over opleidingen en studenten aan de slag gegaan kan worden.
Op weg naar een constructieve feedbackcultuur
Binnen UCLL willen we een cultuur realiseren waarin open kan worden gesproken over wat goed gaat en wat beter kan. Dit is immers een kenmerk van onze kwaliteitscultuur. Het kwaliteitszorgsysteem zorgt reeds voor de creatie van een constructieve feedbackcultuur op niveau van opleidingen en domeinen. De externen die deelnemen aan onze processen benadrukken vaak de openheid voor feedback die ze ervaren.
Dat we een feedbackcultuur hebben, wordt evenwel nog niet door alle medewerkers op dezelfde manier ervaren: zo geeft 34% van onze medewerkers in de instellingsbevraging aan dat ze in beperkte mate ervaren dat er openlijk gesproken wordt over wat goed gaat en wat beter kan.
Daarom besteden we extra aandacht aan het creëren van een open feedbackcultuur, onder andere door initiatieven zoals de leiderschapsspiegel (zie 5.2, strategische prioriteit 4: Ronduit inspireren). Bovendien nemen we extra acties rond het ontwikkelen van een cultuur van open feedback door hierover professionalisering te voorzien via ons intern opleidings- & ontwikkelingsaanbod.
Een specifieke uitdaging in de feedbackcultuur bij studenten vormt de responsgraad bij bevragingen. We zetten hier verder op in door:
- De nieuwe cyclus van bevragingen te lanceren waarbij studenten hun stem kunnen laten horen zonder overbevraagd te worden en de bevragingen voor studenten ingepland worden.
- Te blijven zoeken naar manieren om de feedbackloop te sluiten naar studenten waardoor ze beter inzicht krijgen in hoe er met hun feedback aan de slag gegaan wordt.
Op weg naar systematische benchmarking
Naar aanleiding van de vorige instellingsreview, kregen we de aanbeveling om benchmarking meer systematisch een plaats te geven bij de ontwikkeling van de curricula en in het proces van kwaliteitsborging.
We gaven benchmarking effectief een plaats in de ontwikkeling van curricula. Het analyseren van curricula van andere vergelijkbare nationale en internationale opleidingen werd opgenomen in de procesbeschrijving ‘beheer onderwijsaanbod’. We gaven systematische benchmarking ook een plaats in de kwaliteitsborging van opleidingen. We deden dit door in het groeimodel een vierde, extern georiënteerde fase te expliciteren waarin externen, als gelijkwaardige partners, betrokken worden bij een geïntegreerde en pro-actieve aanpak met het oog op systematische en continue kwaliteitsverbetering. We stellen echter vast dat slechts een beperkt aantal opleidingen deze extern georiënteerde fase (die veel verder gaat dan puur benchmarking) realiseert.
Via de thematische kwaliteitsbewaking zetten we in op interne benchmarking en bieden we al onze opleidingen externe benchmarking rond een specifiek thema. Ook bij andere kwaliteitszorgprocessen brengen we externe ogen binnen die een benchmark bieden aan opleidingen. Bij de rapportering van bevragingen en het beschikbaar stellen van data, voorzien we bovendien steeds de mogelijkheid voor interne (en waar mogelijk externe) benchmarks.
Het uitgebreide netwerk aan (inter)nationale partners biedt onze opleidingen veel kansen tot benchmarking. Aangezien we binnen strategische prioriteit ‘Wereldburgers engageren’ willen realiseren dat alle bacheloropleidingen internationale partnerschappen uitbouwen die hen in staat stellen aan internationale benchmarking te doen, willen we verder stappen zetten door meer structuur en ondersteuning te bieden aan opleidingen om een inhoudelijke benchmark gedegen vorm te geven.
Op weg naar meer ruimte creëren om PDCA-cyclus rond te maken
In het kwaliteitszorgsysteem willen we voldoende ruimte bieden voor elke fase van de PDCA. In de praktijk wordt veel aandacht besteed aan het werken met beleidsplannen (PLAN) en de CHECK-fase.
Om meer ruimte te geven voor het uitvoeren van acties (DO) en het opzetten van verbeteracties (ACT), werden reeds enkele wijzigingen doorgevoerd:
- De beleidsplancyclus werd verlengd van vier naar vijf jaar.
- In het proces van thematische kwaliteitsbewaking werd reeds meer tijd voorzien voor de opvolging van de acties. In de laatste ronde hadden opleidingen bijvoorbeeld ongeveer vier maanden tijd om hun analyse te maken en hadden ze na de feedback van het expertenpanel nog bijna twee jaar tijd om hun verbeteracties uit te voeren.
Het blijft evenwel een uitdaging om opleidingen en domeinen voldoende ruimte te geven voor DO en ACT. We blijven hierop inzetten door:
- Opleidingen te begeleiden in het kernachtig weergeven van analyses in functie van bespreking met externen.
- De nieuwe cyclus voor bevragingen te lanceren waardoor opleidingen de ruimte krijgen om meer geïntegreerd naar verschillende resultaten te kijken en dus langdurig aan iets door te werken zonder dat dit doorbroken wordt door te veel ‘checks’.
- Bij de herwerking van kwaliteitszorgprocessen steeds voldoende ruimte voor DO en ACT in te bouwen.
Uitdagingen voor de toekomst
Focus creëren als uitdaging
Het beleidsplan is voor opleidingen en domeinen de motor voor hun werking. Desondanks blijkt het voor de domeinen en opleidingen niet altijd evident om de focus op het beleidsplan te behouden. In de managementgesprekken van de domeinen kwam bijvoorbeeld veelvuldig naar voor dat het niet eenvoudig is om naast de reguliere werking het beleidsplan als focus te behouden. Dit heeft op zijn beurt ook gevolgen voor het realiseren van de strategische prioriteiten. Bij het opmaken van het nieuwe strategische plan willen we dan ook een implementatiestrategie uitwerken om op die manier een meer focusgerichte realisatie van de strategische prioriteiten te realiseren.
Ook een betere afstemming tussen de beleidsplannen van de domeinen met de beleidsplannen van onze opleidingen is een uitdaging die we expliciet willen meenemen in het opmaken van het nieuwe strategische plan.
Ondanks de hiervoor beschreven inspanningen om de beleidsplannen van domeinen onderling en van opleidingen en domeinen op elkaar af te stemmen, kunnen we hierin immers nog stappen vooruit zetten. Momenteel geven opleidingen bijvoorbeeld nog te vaak aan op zaken te moeten inspelen die niet in hun beleidsplan staan, omdat er beleid ontwikkeld werd door één van de domeinen. Een strategisch plan dat minder uitgebreid is zal hierbij zeker faciliterend zijn.
Betere integratie van de verschillende processen in ons kwaliteitszorgsysteem
Binnen ons kwaliteitszorgsysteem hanteren we verschillende processen die we getracht hebben op elkaar af te stemmen.
Hoewel we stappen gezet hebben om de thematische kwaliteitsbewaking beter te laten aansluiten bij de noden van de opleidingen, door ondermeer opleidingen de keuze te geven tussen een aantal thema's die we bepaald hebben op basis van de beleidsplannen, is hier nog potentieel tot verbetering. Uit de verschillende bevragingen die we deden na de diverse rondes van de thematische kwaliteitsbewaking spreken nog niet alle betrokkenen zich even positief uit over de meerwaarde hiervan omdat het nog dikwijls als een proces wordt beschouwd dat parallel verloopt. Bij de volgende globale evaluatie van ons kwaliteitszorgsysteem willen we dit proces dan ook bekijken met het oog op een betere integratie ervan in ons kwaliteitszorgsysteem.
Ook kunnen we nog stappen zetten wat betreft de integratie van het groeimodel en het beleidsplan. Doordat we het groeimodel pas hebben ontwikkeld nadat de opleidingen hun beleidsplan hebben opgesteld, is er nog geen optimale afstemming tussen de aandachtspunten die naar voor komen vanuit de inschaling van het groeimodel en de beleidsprioriteiten in het beleidsplan. In de volgende cyclus zal bij het opstellen van het nieuwe beleidsplan ook vertrokken worden vanuit de aandachtspunten van het groeimodel.