4.2.4. Inzetten op verbeteracties (ACT)
De manier waarop de voortdurende kwaliteitsverbetering in de opleiding is ingebed, sterkt het vertrouwen van de commissie dat de opleiding in staat is de geïdentificeerde verbeterpunten aan te pakken.
Beoordelingsrapport Accreditatie Graduaat Winkelmanagement, 2021
De POC bespreekt de resultaten van kwaliteitszorgonderzoeken en van de analyse van beschikbare data, alsook de inschaling in het groeimodel, de feedback vanuit de afstemmings- en managementgesprekken en de analyse en feedback van experten in kader van de thematische kwaliteitsbewaking.
Op basis daarvan beslist een opleiding of er verbeteracties nodig zijn.
- Kleine verbeteracties worden vaak onmiddellijk opgenomen. Zo nam de opleiding Verpleegkunde naar aanleiding van signalen over een te hoge studiebelasting (via o.a. de opleidingsbevraging), de beslissing om een werkgroep op te starten die als doel heeft de studiebelasting onder de loep te nemen en te zoeken naar oplossingen voor een hoge studiebelasting.
- Bij grotere verbeteracties, bijvoorbeeld naar aanleiding van de thematische kwaliteitsbewaking of inschaling in het groeimodel, zal de opleiding het beleidsplan aanpassen op basis van deze verbeteracties (of zal ze dit meenemen richting een volgend beleidsplan). Zo hebben de opleidingen Bedrijfsmanagement en Organisatie en Management bijkomende acties in hun beleidsplan toegevoegd rond studentenparticipatie en inclusief onderwijs naar aanleiding van de afstemmingsgesprekken.
Interne stand van zaken
In ons kwaliteitszorgsysteem hebben de opleidingen zelf de verantwoordelijkheid om hun PDCA-cyclus te doorlopen en op die manier kwaliteitsvol onderwijs aan te bieden of hier verder in te groeien.
Voor de start van elk nieuw academiejaar maken alle opleidingen intern een stand van zaken op waarbij ze geïntegreerd kijken naar de verschillende bronnen van ‘checks’ en de vorderingen van acties in het beleidsplan.
Op basis van een reflectie hierover bekijken ze of er aanpassingen nodig zijn aan het beleidsplan opdat dit het richtsnoer kan blijven voor acties in de opleiding.
Afstemmings- en managementgesprekken
In ons kwaliteitszorgsysteem wordt ruimte gemaakt voor reflectie door middel van dialoog met interne kritische vrienden en onafhankelijke externen tijdens de afstemmings- en managementgesprekken. Deze gesprekken worden gecoördineerd en ondersteund door dienst Kwaliteit.
De doelstellingen van deze gesprekken zijn:
- vaststellen van de kwaliteit van de opleidingen;
- detecteren of bepaalde opleidingen extra ondersteuning en opvolging nodig hebben;
- opleidingen inspireren tot verdere kwaliteitsontwikkeling.
Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat de kwaliteitscultuur een collectieve ambitie is voor UCLL, waarbij inspireren, waarderen, vertrouwen en reflecteren duidelijk voelbaar waren. 'Waarderen, maar wel even goed aan de boom schudden'. Hiermee maakt de hogeschool voor mij haar missie naar haar personeelsleden meer dan waar.
Bevraging externe commissieleden managementgesprekken, 2023
Gesprekken in dialoog met ...
Eén keer in de beleidsperiode gaan opleidingen tijdens een afstemmingsgesprek in dialoog met de programmadirecteur (deze vonden plaats in de periode maart-juni 2022). Eén keer gaan ze in dialoog met met een managementcommissie tijdens een managementgesprek (deze vonden plaats in de periode maart-juni 2023 voor de bachelor- en banaba-opleidingen). Deze managementcommissie bestaat uit:
- twee onafhankelijke externen die samen expertise inzake ‘management in onderwijs’ en ‘onderwijs’ vertegenwoordigen;
- een alumnus van de opleiding;
- een programmadirecteur van een ander programma;
- de programmadirecteur van het eigen programma.
.. over volgende onderwerpen
De onderwerpen die tijdens een afstemmings- of managementgesprek besproken worden, zijn:
- de wijze waarop de opleiding werkt aan de MM DNA/kwaliteitskenmerken (via de inschaling in het groeimodel);
- de wijze waarop de opleiding haar beleidsplan realiseert en kan verantwoorden in welke mate ze de voorgenomen acties heeft gerealiseerd en/of de indicatoren heeft bereikt;
- de opvolging van de eerder gemaakte afspraken van het vorige afstemmings- of managementgesprek.
... als input voor verbeteracties
Tijdens een afstemmings- en managementgesprek krijgt de opleiding inspirerende ideeën aangereikt om verdere stappen te zetten in kwaliteitsvol werken en worden enkele concrete afspraken gemaakt over verbeteracties, waarna de opleiding bekijkt of het beleidsplan op basis van deze afspraken aangepast moet worden. Zo werden voor alle opleidingen specifieke afspraken opgenomen in het verslag van het afstemmingsgesprek waarmee de opleiding vervolgens aan de slag gaat. Over volgende thema's werden in verschillende opleidingen afspraken geformuleerd: studentenparticipatie verder versterken, ontwikkelen van een visie, beleidsplan gebruiken als leidraad voor de dagelijkse werking, een systematische professionaliseringsaanpak uitwerken, evaluatiebeleid, ....
Via de kwaliteitsfiches (raadpleegbaar via de opleidingsspecifieke webpagina's) maken we de belangrijkste conclusies naar aanleiding van de afstemmings- en managementgesprekken publiek beschikbaar.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Bekijk hoe enkele externe leden van een managementcommissie de managementgeprekken ervaarden.
Vaststellen van de kwaliteit van de opleiding
Op basis van de voorbereiding door en het managementgesprek met de opleiding, formuleert de managementcommissie voor elk van de drie onderwerpen een besluit:
- de wijze waarop de opleiding werkt aan de MM DNA/kwaliteitskenmerken (op basis van de inschaling in het groeimodel);
- de wijze waarop de opleiding haar beleidsplan realiseert en kan verantwoorden in welke mate ze de voorgenomen acties heeft gerealiseerd en/of de indicatoren heeft bereikt;
- de opvolging van de eerder gemaakte afspraken van het vorige afstemmings- of managementgesprek.
Om dit oordeel te kunnen uitspreken zijn er per onderwerp criteria vastgesteld. Op basis van deze oordelen per onderwerp, formuleert de managementcommissie een algemeen besluit over de kwaliteit van de opleiding.
Bekijk de verschillende onderwerpen voor het besluit over de opleiding vergroot
Besluit managementgesprek opleidingen.pdf (215.47 kB)
Vertrouwen in de kwaliteit...
Een eerste soort besluit houdt in dat de commissie er vertrouwen in heeft dat de opleiding voldoet aan de voorwaarden om kwaliteitsvol te werken voor elk van de onderwerpen of in staat is om verder te groeien in kwaliteitsvol werken op basis van bestaande plannen.
Concreet betekent dit dat de opleiding zich voor alle onderwerpen in kolom B of C bevindt.
Voor de meerderheid van onze opleidingen formuleerden we het besluit dat ze kwaliteitsvol werken of hierin verder kunnen groeien op basis van de bestaande plannen. Veel opleidingen gaan reeds systematisch aan de slag met de afspraken van het afstemmingsgesprek en het beleidsplan, enkele kunnen nog groeien in een meer systematische aanpak hiervan. Enkele opleidingen realiseren reeds een systeemgeoriënteerde aanpak voor de MM DNA/kwaliteitskenmerken, de meerderheid bevindt zich momenteel in de procesgeoriënteerde fase.
of extra opvolging nodig
Een tweede soort besluit houdt in dat de commissie van oordeel is dat de opleiding onvoldoende kwaliteitsvol werkt en extra opvolging en ondersteuning nodig is om verder te groeien in kwaliteitsvol werken.
Concreet betekent dit dat de opleiding zich voor minstens één onderwerp in kolom A bevindt.
Voor zes opleidingen formuleerden we het besluit dat ze extra opvolging en ondersteuning nodig hebben. Het is voornamelijk omwille van de activiteitengeoriënteerde aanpak van de MM DNA/kwaliteitskenmerken dat dit besluit geformuleerd werd.
Besluiten gevalideerd door Directieteam
Deze besluiten worden genomen op basis van de managementgesprekken: op deze manier worden onafhankelijke externen betrokken in deze beslissing.
Het Directieteam valideert de besluiten van de managementgesprekken en krijgt op die manier concreet zicht op de kwaliteit van elke opleiding. Het Bestuursorgaan wordt geïnformeerd over deze besluiten.
Extra opvolging en ondersteuning
Na de managementgesprekken gaan opleidingen zelf aan de slag met de gemaakte afspraken en passen het beleidsplan aan indien nodig.
Indien er extra opvolging en ondersteuning nodig is, zal het Directieteam de opleiding de opdracht geven om samen met de dienst Onderwijs & Studenten, dienst Kwaliteit en/of andere ondersteunende diensten een concreet projectplan uit te werken om tegemoet te komen aan de aanbevelingen van de commissie waarbij het Directieteam zowel een deadline van indiening van het projectplan alsook een timing naar opvolging toe afspreekt. Na goedkeuring van het projectplan door het Directieteam, past de opleiding het beleidsplan aan, zodat het projectplan prioriteit kan krijgen. De uitwerking van de projectplannen voor de zes opleidingen die extra opvolging/ondersteuning nodig hebben, start in september 2023. UCLL maakte via de beleidsruimte middelen vrij voor de ondersteuning van opleidingen bij het opstellen en uitvoeren van dit projectplan.