3.3. Onze HR-processen
UCLL biedt zelf heel wat mogelijkheden tot professionalisering aan. Dit stimuleert me om me te blijven ontwikkelen.
Medewerker, instellingsbevraging, 2021
Aanwerving en on-boarding nieuwe medewerkers
UCLL wil medewerkers aantrekken die zich als Moving Minds willen inzetten voor de organisatie. Het selecteren, werven en ondersteunen van opstart van nieuwe medewerkers wordt met de nodige aandacht gedaan. Deze processen dragen immers bij tot de betrokkenheid en het welbevinden van medewerkers, waardoor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en dienstverlening verbeteren. Specifiek werd er voor het proces van on-boarding van nieuwe medewerkers een flow uitgetekend.
Nieuwe medewerkers worden tijdens de eerste twee jaar aan UCLL intensief begeleid via aanvangsbegeleiding: dit start met een feedforwardgesprek en eindigt na het tweede functioneringsgesprek, ongeveer twee jaar na startdatum.
Het aanvangsbeleid omvat volgende componenten:
- Coaching door de leidinggevende gedurende de eerste twee dienstjaren met aandacht voor inhoudelijke kennisverwerving, opbouw van intern netwerk en welbevinden van de medewerker.
- Toewijzing van een peter of meter die een actieve rol opneemt in de begeleiding.
- Een hogeschoolbrede ontmoetingsdag om nieuwe medewerkers te laten kennismaken met elkaar en met UCLL. De ontmoetingsdag is een informele dag, waar er aandacht is voor de missie, visie en strategische prioriteiten, alsook praktische info. Hierdoor wordt de betrokkenheid met de organisatie bevorderd.
- Specifieke aanvangsactiviteiten door het team waar de medewerker deel van uitmaakt.
Functioneringsbeleid
Jaarlijks heeft elke medewerker een formeel gesprek met de hoofdleidinggevende. Tijdens dit gesprek wordt er stilgestaan bij het functioneren van de medewerker. Er is in dit gesprek aandacht voor het welbevinden, de competenties en talenten die nodig zijn voor de jobvereisten, het individueel en teamfunctioneren, alsook de ontwikkel- en ondersteuningsbehoeften van de medewerker. Dit gesprek is een gelijkwaardig gesprek tussen een medewerker en de leidinggevende en resulteert in concrete afspraken.
Het Huis van Werkvermogen (zie afbeelding hiernaast) vormt het basiskader. Hierdoor komen de verschillende aspecten die een impact hebben op het werkvermogen van een medewerker aan bod.
Het kader van het Huis van Werkvermogen werd vertaald in een vragenset voor het functioneringsgesprek waarin de missie en de waarden van UCLL verweven werden. Op deze manier worden samenwerken, inspireren, levenslang leren, waarderen en vertrouwen geven ook echt richtinggevend in hoe we als Moving Mind functioneren.
Bekijk het huis van werkvermogen vergroot (121.49 kB)
Volgende uitgangspunten liggen aan de basis van de functioneringsgesprekken:
- Functioneringsgesprekken zijn gebaseerd op talenten van de medewerker, vertrouwen in het kunnen van onze medewerkers en het geven van verantwoordelijkheid en bieden individuele medewerkers en teams de mogelijkheid te groeien.
- Het functioneringsgesprek is ingebed in de ruimere loopbaanbegeleiding van elke medewerker. Het begeleiden, coachen en feedback geven aan medewerkers en het team is een continue opdracht van elke leidinggevende.
- Elke medewerker draagt ook zelf verantwoordelijkheid voor het eigen functioneren. Op elk moment kan een medewerker een gesprek aanvragen bij de leidinggevende omtrent het persoonlijk functioneren en vragen omtrent ondersteuningsnoden.
- Uit de vragenset voor het functioneringsgesprek blijkt ook dat UCLL-medewerkers aangemoedigd worden om mee verantwoordelijkheid op te nemen om de doelstellingen van hun team, opleiding, hogeschool te realiseren.
Leidinggevenden hebben, als onderdeel van hun functioneringsbeleid, ook een leiderschapsspiegel (zie ook 5.2. Realisaties strategische prioriteit 4). De leiderschapsspiegel is een feedbackproces met als doel dat de leidinggevende feedback krijgt van het eigen team. Bovendien zetten we hierdoor ook in op samenwerking tussen het team en de leidinggevende door samen te kijken hoe de interne samenwerking kan versterkt worden. Zo werken we aan de open feedbackcultuur waar UCLL naar wil groeien.
Momenteel herwerken we het functioneringsbeleid. Hierin zal nog meer nadruk komen te liggen op het Moving Minds profiel (zie ook 2.2. Hogeschool voor en door Moving Minds), groeien naar een open feedbackcultuur en inzetten op gedeelde verantwoordelijkheid en zelfleiderschap van iedere medewerker.
Ontwikkeling van onze medewerkers
Om de competenties én talenten van onze medewerkers te versterken, zetten we sterk in op opleiding en ontwikkeling. Zo zal elke lector 6.5% per VTE ruimte krijgen in zijn onderwijsopdracht voor professionalisering.
Breed opleidingsaanbod
De dienst HR tekent jaarlijks een intern opleidingsaanbod uit op basis van de noden en behoeften van de medewerkers en de organisatie. Het aanbod wordt via intranet kenbaar gemaakt en medewerkers kunnen zich op een eenvoudige manier hiervoor inschrijven.
Elke leidinggevende krijgt jaarlijks een budget toegekend dat besteed kan worden aan het volgen van externe opleidingen door de individuele medewerkers (zoals ondermeer vak- of domeinspecifieke opleidingen).
Didactisch-agogisch aanbod
Vanaf 2023-2024 starten er verschillende trajecten rond didactisch-agogische professionalisering.
Lectoren zonder pedagogische bekwaamheid kunnen tijdens hun eerste jaar aan UCLL deelnemen aan drie sessies 'Eerste hulp bij lesgeven'. Wanneer ze minstens één jaar lesgeven, kunnen ze twee opleidingsonderdelen volgen binnen de Verkorte educatieve bacheloropleiding Secundair onderwijs.
Alle lectoren kunnen deelnemen aan specifieke trajecten rond lesgeven aan graduaatsstudenten, werkplekleren, diversiteit, inclusie en hybride leren.
Leiderschapsontwikkeling
Specifiek voor leidinggevenden is er een professionaliseringsaanbod dat inzet op leiderschapsontwikkeling. Voor nieuwe leidinggevenden is er een opleidingstraject van tien halve dagen dat focust op de verschillende aspecten van het leiderschaps-DNA van UCLL. Een aantal dagen van dit traject wordt ook opengesteld voor ervaren leidinggevenden in UCLL die hun basiscompetenties terug willen opfrissen.
Voor de ervaren leidinggevenden is er een professionaliseringsaanbod dat verdieping biedt of focust op meer complexe situaties, zoals omgaan met verstoorde teamdynamiek, hoe roddelen aanpakken in je team, ….
Uniformiseren en vereenvoudigen van HR-processen
We hebben de laatste jaren ook sterk ingezet op het uniformiseren en vereenvoudigen van onze HR-processen en dit ondermeer via een aantal kerndossiers vanuit het Directieteam.
Uniform arbeidsreglement
Gelijke rechten en plichten voor onze medewerkers is een belangrijk uitgangspunt. Het uniformiseren van de arbeidsreglementen voor beide vzw’s is hierin belangrijk. Vanaf 1 januari 2022 trad een uniform arbeidsreglement voor het ondersteunend statutair personeel en contractuele bedienden in voege. Voor het uniformiseren van het arbeidsreglement voor onderwijzend personeel zetten we momenteel de laatste stappen.
Functieclassificatie
Het project ‘functieclassificatie’ startte om helderheid en transparantie te brengen in de functiestructuur van alle ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen we werken aan uniformiteit, gelijke behandeling, duidelijkheid en stroomlijning in groei en loopbaanpaden. De ontwikkeling en implementatie van een eenvormig functieclassificatiesysteem voor het administratief en ondersteunend kader is in volle ontwikkeling in samenwerking met een externe consultant.
Uniforme opdrachtenregistratie
Het uniform opdrachten toekennings- en registratiemodel (UOTR-project) legt afspraken vast over UCLL-brede, eenduidige en heldere basisprincipes en parameters voor de toewijzing van opdrachten aan lectoren. Aan de basis van dit project lag de vraag naar meer transparantie en uniformiteit in de opdrachtenverdeling om op die manier ook te streven naar werkbaar werk.