3.1. Organisatiestructuur

In april 2017 startten we een traject om de organisatiestructuur die was uitgetekend bij de start van de fusie van UCLL in 2014 te herbekijken. Op basis van verschillende bronnen van feedback werd immers duidelijk dat er een optimalisatie nodig was van deze structuur. Het traject kreeg de naam ‘Moving Forward’. Zo konden we optimaal aansluiten bij onze missie en onze kernwaarden (samenwerken, inspireren en een leven lang leren, vertrouwen geven en waarderen) en de baseline Moving Minds.  

In 2019-2020 werden de graduaatsopleidingen integraal deel van UCLL. Binnen UCLL beslisten we om deze graduaatsopleidingen in te bedden in de bestaande programma’s om op die manier de inhoudelijke samenwerking met de professionele bacheloropleidingen te garanderen.

Dit resulteerde in de huidige organisatiestructuur. 

In de gewijzigde organisatiestructuur vertrokken we van de studenten waardoor onze opleidingen een centrale plaats krijgen, net zoals de campussen waarin we sterk geïnvesteerd hebben om voor onze studenten een inspirerende leer- en leefomgeving te maken. Ook de ondersteuning is gericht op de ondersteuning van onze studenten en van de opleidingen.

De grote lijnen van de organisatiestructuur zijn:

• De opleidingen staan centraal en zijn ondergebracht in vijf programma's met een duidelijke identiteit, die goed aansluiten bij de studiegebieden. 
• Dienst Onderwijs & Studenten biedt ondersteuning op het gebied van:
  • processen rond studentenadministratie en onderwijsaanbod;
  • studentenvoorzieningen en studentenbeleid;
  • internationalisering en onderwijsbeleid;
  • leercentrum.
• De diensten Ondersteuning staan in voor de ondersteunende processen (ICT, facilities, HR, finance, communicatie, campusondersteuning, juridische ondersteuning, …).
• In de Stafdienst krijgen de dienst Kwaliteit, de data protection officer, ondersteuning voor strategische beleidsvoering door een coördinator strategische projecten en secretariaatsdiensten een plek.
• 'Research & Expertise' (R&E) krijgt een eigen entiteit zodat het aan kracht en bekendheid kan winnen en een motor voor verandering wordt en dit in samenwerking met de opleidingen. Binnen de entiteit Research & Expertise zorgt een expertisepool voor specifieke ondersteuning van de acht expertisecentra.

Onze opleidingen krijgen naar aanleiding van Moving Forward een centrale plaats.

Binnen elk van deze opleidingen speelt de Permanente Opleidingscommissie (POC) een belangrijke rol (zie 3.2. Bestuurs- en overlegorganen).  Elke opleiding heeft autonomie in hoe ze de samenwerking binnen de opleiding vorm geeft: sommige opleidingen organiseren hun werking rond vakgroepen, andere rond leerlijnen of rond opleidingsfasen, ....

Er is een grote variatie aan opleidingen:

• kleine versus zeer grote opleidingen, zowel in aantal studenten als in aantal afstudeerrichtingen; 
• opleidingen die zich op één locatie bevinden tot opleidingen op drie locaties; 
• opleidingen die aangestuurd worden door één opleidingsverantwoordelijke tot opleidingen die aangestuurd worden door een team van vijf opleidingsverantwoordelijken.

Studenten, medewerkers en leidinggevenden krijgen via de Campusdienst nabije eerstelijnsondersteuning op vlak van onthaal, onderwijsadministratie, financiën, facilities, ICT, communicatie, …. De Campusdienst wordt aangestuurd door een campushoofd. De verschillende campushoofden komen samen in een Campusoverleg voor kennisdeling en het afstemmen van de werking. Dit Campusoverleg wordt geleid door de directeur Ondersteuning, die ook deel uitmaakt van het Directieteam.

Voor een aantal thema’s wordt de nabije ondersteuning gegarandeerd via partnerwerking. Deze partnerwerking wordt georganiseerd vanuit een dienst. Op die manier is er onderlinge kennisdeling en samenwerking tussen de partners van één dienst én verzekeren we nabije aanwezigheid van partners met expertise in een opleiding of  programma (naargelang het thema). De specifieke werking per dienst verschilt in functie van de vastgestelde noden bij  ‘Moving Forward’ en de beschikbare teamcapaciteit.  

Naast eerstelijnsondersteuning via de Campusdienst en nabije ondersteuning via partnerwerking, voorziet UCLL ook in hogeschoolbrede ondersteuning rond een specifieke expertise. Enkele voorbeelden:

• Vanuit de dienst O&S zijn er zo bijvoorbeeld experten rond hybride leren, evalueren, inclusie en diversiteit.
• Vanuit de dienst HR zijn er experten rond bijvoorbeeld opleiding en ontwikkeling en re-integratie.
• Vanuit de dienst Facilities zorgt bijvoorbeeld een UCLL-brede expert rond ondersteuning bij het aankoopbeleid.
• Daarnaast ondersteunen hogeschoolbrede experten op vlak van kwaliteitszorgprocessen en evaluatie- en datamanagement de opleidingen in de tweede lijn.

De expertisecentra worden niet enkel ondersteund door de dienst R&E voor de onderzoeks- en dienstverleningsprocessen, maar ook door de hoger vernoemde diensten. Voor eerstelijnsondersteuning bij hun navormings- en dienstverleningsactiviteiten kunnen de expertisecentra beroep doen op de Campusdienst en zijn er partners per thema. Zo is er bijvoorbeeld een financiële partner per expertisecentrum en een HR-partnerrol voor R&E.

De verantwoordelijken vinden elkaar in het Beleidsteam R&E, (onder voorzitterschap van de directeur R&E, die ook deel uitmaakt van het Directieteam).

Bij de verschillende activiteiten van R&E wordt waar mogelijk de link gelegd met de opleidingen: zo worden ook studenten betrokken bij de onderzoeksactiviteiten, hebben we veel medewerkers met gemengde opdrachten onderwijs-onderzoek, zijn er opleidingsverantwoordelijken met een teamrol rond de vervlechting onderwijs-onderzoek-dienstverlening en is in het beleidsteam R&E ook een programmadirecteur betrokken.

UCLL is ingebed in een bredere context die kansen biedt en mogelijkheden voorziet voor kruisbestuiving, afstemming en ondersteuning.

• Hogeschool UCLL zet meer dan ooit actief in op partnerschappen in de regio. Door een actief stakeholdermanagement waarbij we opteren voor samenwerking met partners in plaats van voor partners wil UCLL op meerdere domeinen een positieve impact realiseren op de ontwikkeling van de regio. Dit doen we onder meer door duurzame partnerschappen aan te gaan met zowel economische als maatschappelijke regionale actoren. Door deze te verankeren in samenwerkingsovereenkomsten wordt er gekozen voor lange termijn samenwerkingen en wederzijdse meerwaarde die we vertalen naar acties zowel binnen onderwijs als binnen onderzoek en dienstverlening. Deze partnerschappen laten ook toe om meer multidisciplinair samen te werken en zo beter antwoorden en toegevoegde waarde te leveren voor complexe maatschappelijke en economische regionale uitdagingen. Deze aanpak wordt vandaag geconcretiseerd met bijvoorbeeld VDAB Limburg en Vlaams Brabant, VKW Limburg, CM, VOKA Vlaams Brabant en Qrios. De aanstelling van een coördinator strategische projecten faciliteert al deze initiatieven.
• UCLL behoort tot de Associatie KU Leuven. Binnen dit samenwerkingsverband met de KU Leuven en vier andere hogescholen worden de krachten gebundeld rond o.a. het in de markt zetten van een aanbod rond levenslang leren (zie Continue, het netwerk voor levenslang leren van de Associatie) en het valoriseren van eerder verworven competenties en kwalificaties. Binnen de Associatie KU Leuven wordt ook samengewerkt rond de systemen voor de studentenadministratie, het elektronisch leerplatform en tal van andere beheersdomeinen (rond bijvoorbeeld aankopen, juridische vragen, Veiligheid Gezondheid en Milieu (VGM), …). Binnen verschillende multidisciplinair samengestelde beleidsgroepen wordt het beleid van de Associatie uitgewerkt, binnen verschillende expertenfora wordt aan kennisdeling gedaan. 
• UCLL werkt ook samen met internationale partners. Zo is UCLL een van de medeoprichters van E³udres² (Engaged and Entrepreneurial European University). De samenwerking concentreert zich op het vlak van onderwijs, onderzoek en innovatie rond drie thema’s: circulaire economie, artificiële intelligentie en wellbeing. In het kader daarvan krijgen alle studenten van de deelnemende instellingen de kans om deel te nemen aan I Living Labs, waarbij groepen van studenten in transdisciplinaire teams samenwerken aan een complex bestaand probleem. Daarnaast hebben onze studenten ook de mogelijkheid om deel te nemen aan Hackathons en een Bootcamp.

Bijlage: lexicon UCLL