Strategische prioriteit 4: Ronduit inspireren
Hieronder lichten we toe hoe we toegewerkt hebben naar een van de doelstellingen van onze vierde strategische prioriteit, namelijk het verhogen van werkbaar werk en welzijn op het werk.
De realisaties en de stand van zaken voor de andere doelstellingen die behoren tot onze vierde strategische prioriteit zijn te vinden in het opvolgdocument strategische prioriteiten.
Monitoring van werkbaar werk en welzijn
We monitoren op systematische wijze het welzijn van het personeel: we krijgen heel wat feedback uit verschillende bevragingen met als belangrijkste de welzijnsbevragingen. Daarnaast krijgen de leidinggevenden veel input zowel in de dagelijkse contacten met de leden uit hun team als uit de functioneringsgesprekken en de leiderschapsspiegel (zie verder).
In 2018 vond, in samenwerking met IDEWE, een eerste welzijnsbevraging plaats die beschouwd werd als een nulmeting. Uit deze bevraging is een welzijnsactieplan voortgekomen met acties op individueel, team- en hogeschoolniveau om op die manier medewerkers en studenten nog meer een inspirerende leer-, werk- en leefomgeving te bieden.
In oktober 2022 is er een nieuwe welzijnsbevraging afgenomen die opnieuw tot actieplannen en opvolgingstrajecten leidt. Uit deze bevraging kwam naar voor dat:
- Het welzijn van onze medewerkers in vergelijking met de welzijnsbevraging van 2018 over de hele lijn positief is geëvolueerd.
- De scores voor zowel de positieve (bv. bevlogenheid, blijfintentie, …) als de negatieve aspecten (bv. stress, uitputting, …) in lijn liggen met deze uit andere hogescholen. Dit betekent echter dat bijvoorbeeld werkdruk ook bij UCLL, net zoals bij andere hogescholen, hoog scoort.
Ook in de kwaliteitszorgprocessen van de opleidingen en domeinen (zie 4. Kwaliteit) wordt aandacht besteed aan werkbaar werk en welzijn op het werk:
- De resultaten van de bevragingen worden opgenomen in de analyses van de opleidingen en domeinen wanneer ze een beleidsplan opmaken. Bij doelstellingen rond dit thema formuleerden veel opleidingen indicatoren op basis van de welzijnsbevraging.
- Een stand van zaken van de acties rond dit thema die opgenomen zijn in de beleidsplannen (alsook de indicatoren) zijn onderwerp van gesprek tijdens de afstemmings- en managementgesprekken.
- Bij de inschalingen van het groeimodel komt dit naar aanleiding van de inschaling rond professionalisering en medewerkers ter sprake.
88%
van de medewerkers is tevreden met het werk
40%
van de medewerkers ervaart een hoge werkdruk
79%
van de medewerkers geeft aan dat het werk gevarieerd is en beroep doet op zijn/haar capaciteiten
We zijn algemeen genomen op de goede weg, maar dat neemt niet weg dat het welzijn van onze medewerkers en studenten prioritair blijft. De werkdruk blijft bijvoorbeeld een groot aandachtspunt.
Stef Verheyden, directeur Ondersteuning
Aan de slag rond welzijn en werkbaar werk
Workshops welzijnsbevraging leiden tot acties in de verschillende teams
Vanuit onze constante monitoring krijgen we op alle niveaus binnen UCLL signalen rond werkbaar werk en welzijn. Na de welzijnsbevragingen gaan alle teams (opleidingen, diensten, expertisecentra, ...) aan de slag met de resultaten uit deze bevragingen. Alle leidinggevenden krijgen de opdracht om met hun teams de resultaten te analyseren en op basis daarvan acties te bepalen voor hun teams. De dienst HR werkte werkvormen, sjablonen, ondersteunende documentatie uit die de leidinggevenden vrijblijvend kunnen gebruiken bij de besprekingen met hun teams.
Dit resulteert in heel wat acties die verschillend kunnen zijn per team. Om hier systematisch mee aan de slag te gaan, nemen de opleidingen of diensten de belangrijkste acties op in hun beleidsplannen. Dat dit een belangrijk thema is, blijkt uit het feit dat in heel wat beleidsplannen hieromtrent acties zijn opgenomen. Hieronder geven we een aantal voorbeelden:
- Inzetten op werkvormen waarbij een evenwicht gezocht wordt tussen voldoende oefenkansen van studenten en werkbelasting van lectoren (Biomedische laboratoriumtechnologie).
- Verhogen van betrokkenheid van lectoren bij lopende processen en vragen naar feedback (Bedrijfsmanagement).
- De opleiding erkent ten volle de ervaringen van hoge werkdruk én stimuleert het eigen leiderschap van individuele collega's en van teams om hiermee om te gaan (Kleuteronderwijs).
- Realisatie van de eigen welzijnactieplannen en opvolging van de UCLL-brede welzijnactieplannen (domein Ondersteuning).
Versterken van een feedbackcultuur door de leiderschapsspiegel
Een van de UCLL-brede acties in opvolging van de welzijnsbevraging van 2018 had betrekking op feedback geven aan leidinggevenden door medewerkers. Initieel werd er gewerkt aan een concept omtrent 360° feedback voor leidinggevenden en een update van het evaluatieproces van de leidinggevenden. Op basis van input van een brede groep is het concept van 360° feedback geëvolueerd naar de leiderschapsspiegel waar er naast feedback naar de leidinggevende ook aandacht gaat naar gedeelde verantwoordelijkheid en leiderschap en werken aan een open feedbackcultuur in teams. Deze feedbackoefening is gebaseerd op het leiderschaps-DNA. In aanvulling hierbij kreeg het leiderschapstraject voor nieuwe leidinggevenden een nieuw jasje, passend bij Moving Minds als medewerker en de leiderschapsspiegel.
Ondertussen is voor elke leidinggevende binnen UCLL een leiderschapsspiegel gebeurd. Niet alleen geven de medewerkers feedback over persoonlijke sterktes en uitdagingen van hun leidinggevende om hem of haar te ondersteunen en te helpen ontwikkelen in leiderschap, maar daarnaast wordt er ook veel aandacht besteed aan het geven van feedback over het functioneren als team.
In de video hiernaast wordt meer uitleg gegeven over de uitrol leiderschapsspiegel in UCLL.
Opleidingsaanbod rond welzijn met extra aandacht voor leidinggevenden
Binnen dit opleidingsaanbod is het thema werkbaar werk en welzijn sterk aanwezig. Zo werden er in 2022-2023 bijvoorbeeld volgende sessies georganiseerd:
- werk slimmer, niet harder;
- focusmanagement;
- (de)connectie.
Binnen het opleidingsaanbod is er speciale aandacht voor de leidinggevenden. Op die manier worden leidinggevenden ondersteund om hun rol naar hun team op te nemen rond werkbaar werk.
Tenslotte worden welzijn en werkbaar werk naar aanleiding van de functioneringsgesprekken (zie 3.3. HR-processen) bespreekbaar gemaakt en kunnen acties ondernomen worden indien nodig. Binnen de functioneringsgesprekken staat immers het huis van werkvermogen centraal waardoor dit thema aan de orde wordt gesteld en ook dieper ingegaan wordt op noden qua opleiding.
De re-integratiecoach en interne loopbaancoach besteden bijzondere aandacht aan langdurig afwezigen of medewerkers met vragen rond hun loopbaan.
Ondersteuning door enkele beleidsdossiers
Dat werkbaar werk en welzijn ook voor het instellingsbestuur een belangrijk thema is, blijkt uit het feit dat:
- Er gewerkt wordt aan een systeem voor een meer uniforme opdrachtenregeling (UOTR) met aandacht voor meer transparantie en uniformiteit bij het toekennen van de onderwijsopdrachten. Dit dossier is opgestart naar aanleiding van de eerste welzijnsbevraging.
- Er werk is gemaakt van het opmaken van eenzelfde arbeidsreglement (voor ATP en contractueel bedienden) en academische kalender voor UC Leuven en UC Limburg.
- Er een nieuwe manier van werken met het oog op het verbeteren van het algemeen welzijn en het optimaliseren van de balans met de thuissituatie is uitgewerkt. Dit werd uitgewerkt tijdens de corona-pandemie, maar geeft ook nu nog aanleiding tot een verbeterd aanvoelen van welzijn.
- Er expliciet gekozen wordt om maximaal in te zetten op personeel en bij de zoektocht naar besparingsmogelijkheden het uitgangspunt wordt genomen dat er niet bespaard wordt op personeel indien mogelijk.