3.2. Bestuurs- en overlegorganen

Participatie van verschillende betrokkenen is noodzakelijk voor het vormgeven van een gedragen en goed uitgewerkt beleid: een van onze doelstellingen bij strategische prioriteit 4 ‘ronduit inspireren’ is hierop gericht. Op basis van Moving Forward pasten we de bestuurs- en overlegorganen aan en verscherpten en verduidelijkten we de bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dit leidde tot een transparante bestuursstructuur.

De bestuurs- en overlegorganen zowel op niveau van UCLL als op het niveau van de programma’s werken overkoepelend over de regio’s (twee vzw’s) heen.

Onderstaande figuur geeft een overzicht van de bestuurs- en overlegorganen.

Om de opleidingen ook binnen het instellingsbestuur een meer centrale plaats te geven maken de vijf programmadirecteurs samen met de directeur R&E, directeur Ondersteuning en de algemeen directeur (tevens voorzitter van het Directieteam) deel uit van het Directieteam. Op die manier geven we de opleidingen een prominente stem in het beleid van de hogeschool.

Drie beleidsteams leveren advies aan het Directieteam over de uitwerking van het beleid rond hun domein en bepalen de ontwikkeling van dat beleid.

• Beleidsteam O&S met het hoofd Onderwijs & Studenten en de programmadirecteurs;
• Beleidsteam R&E met de directeur R&E, de verantwoordelijken van de acht expertisecentra, het hoofd R&E en één programmadirecteur (als vertegenwoordiger van de programmadirecteurs);
• Beleidsteam Ondersteuning met de directeur Ondersteuning en de hoofden van de diensten Ondersteuning en één campushoofd (als vertegenwoordiger van de campushoofden).

Om de uitrol van het beleid systematisch aan te pakken, werkt elk beleidsteam met een beleidsplan (zie ook 4.3. Kwaliteit van de domeinen). 

Het Bestuursorgaan bestuurt de hogeschool en beschikt hiertoe over ruime bevoegdheden. Dit orgaan beslist o.m. over de besteding van de middelen voor onderwijs, onderzoek, dienstverlening en studentenbeleid, en bewaakt de kwaliteit. Dit Bestuursorgaan bestaat uit externen samen met een afvaardiging van studenten (als medebestuurders).  De algemeen directeur is afgevaardigd bestuurder.

Voor de opleidingen is de Permanente opleidingscommissie (POC) het belangrijkste beleidsorgaan waar medewerkers en studenten samen met de opleidingsverantwoordelijken en de partners vanuit O&S en Kwaliteit het beleid van de opleiding vorm geven. De partners vanuit dienst O&S en dienst Kwaliteit nemen deel aan de POC indien nodig.

• De POC zorgt voor de ontwikkeling en implementatie van een toekomstgerichte visie op de opleiding, meer bepaald het opleidingsprofiel, de opleidingsspecifieke leerresultaten, het opleidingsprogramma, de krijtlijnen voor een didactische vormgeving, vervlechting onderwijs-onderzoek-dienstverlening (VODO), internationalisering, ..... Dit doet de POC congruent met de missie, visie en strategische prioriteiten van UCLL en met de kaders die uitgetekend zijn in de hogeschool. De POC werkt in samenspraak met verwante opleidingen binnen en buiten het programma. 
• De POC draagt zorg voor de verbetering en de bewaking van de kwaliteit van de opleiding volgens het geldende kwaliteitszorgsysteem. Het beleidsplan dat de opleiding uitwerkt, implementeert en opvolgt, geeft richting aan de agenda van de POC (zie 4.2. Kwaliteit van de opleidingen).

Het beleidsvoerend vermogen van de POC is een belangrijke factor voor de kwaliteit van onze opleidingen. Ook voor de graduaatsopleidingen zijn reeds POC's actief. Naar de toekomst toe bekijken we wel nog op welk niveau deze POC's het meest efficiënt kunnen functioneren.

Het Beleidsteam O&S bestaat uit het hoofd Onderwijs & Studenten en de vijf programmadirecteurs. Het Beleidsteam O&S is verantwoordelijk voor de formulering en implementatie van een innovatief en kwaliteitsvol hogeschoolbreed onderwijs- en studentenbeleid en heeft daarover beslissingsbevoegdheid voor zover dat kadert binnen de strategische prioriteiten van de hogeschool en is afgestemd met R&E en de ondersteunende diensten. Eventuele bijsturing van het onderwijs- en studentenbeleid van de hogeschool gebeurt dus hier, vertrekkende vanuit de input van opleidingen. De binnen de dienst O&S aanwezige experten werken beleidsvoorstellen uit binnen hun betrokken expertisedomein en worden ingeschakeld voor de implementatie van het beleid op het niveau waar de implementatie moet gebeuren (opleiding, programma of hogeschool). Actuele thema's zijn bijvoorbeeld service-learning, levenslang leren, inclusief hoger onderwijs, cross courses, ….

Het Beleidsteam O&S levert advies aan het Directieteam over de uitwerking van het beleid rond onderwijs en studenten en bepaalt de ontwikkeling van het beleid rond dit domein. Om de uitrol van het beleid systematisch aan te pakken, werkt ook dit beleidsteam met een beleidsplan (zie ook 4.3. Kwaliteit van de domeinen).

Vanuit deze formele studentenparticipatie wordt ingezet op een vertegenwoordiging van studenten in de POC's​ en Programmaraad​. Ook in de Academische Raad​, Stuvoraad en Bestuursorgaan zetelen studenten. De voorzitters van de Algemene studentenraden van Leuven en Limburg zijn vanuit hun functie automatisch medebestuurder in het Bestuursorgaan.

Tot slot zet UCLL sterk in op informele studentenparticipatie. We onderscheiden studentenverenigingen (verenigd rond een specifieke opleiding) en vrije verenigingen (verenigd rond een bepaalde interesse, bv. Spectrum (lgbtqia+), Isignia (internationale studenten), gaming community). Deze verenigingen engageren zich tot het aanbieden van een rijk en gevarieerd aanbod studentenactiviteiten in de vrije tijd van UCLL-studenten, onder meer op het vlak van cultuur, sport, sociaal contact en entertainment. De hogeschool vindt het belangrijk dat verbondenheid tussen studenten o.a. via studentenverenigingen kan worden gerealiseerd. Daarom biedt ze hen erkenning en ondersteuning.

De studenten worden ondersteund door twee participatiecoaches.

Bekijk hieronder enkele getuigenissen van studenten over hun participatie binnen verschillende bestuurs- en overlegorganen.

Ook medewerkers worden betrokken bij het vormgeven van ons beleid. Op niveau van de opleiding werken lectoren, als lid van de POC, mee het beleid van de opleiding uit.

Bovendien is er een formele vertegenwoordiging van medewerkers via één Lokaal Onderhandelingsplatform (LPO) per programma en één voor de ondersteunende diensten en via de Academische Raad en het Hogeschoolonderhandelingscomité (HOC).

Naast deze formele participatiemogelijkheden kunnen medewerkers input leveren zowel via bevragingen als andere initiatieven. Zo werden medewerkers bijvoorbeeld uitgenodigd voor klankbordgroepen rond een aantal aandachtspunten na de instellingsbevraging. Ook worden medewerkers uitgenodigd voor co-creatiegroepen en klankbordgroepen bij de uitrol van projecten zoals uniforme opdrachtenregeling, de toepassing van het nieuwe roostersysteem en het daarbij vernieuwde proces., .... Op de netwerk- en beleidsdagen die twee maal per academiejaar georganiseerd worden, worden goede praktijken gedeeld.

Op niveau van de programma's zijn Programmaraden actief waarin per programma verschillende vertegenwoordigers van het werkveld zetelen. Aangezien deze Programmaraden een adviserende functie hebben ten aanzien van onderwijskundige aspecten, wordt op deze manier structurele input van het werkveld in het onderwijsbeleid van onze opleidingen verzekerd.

Op niveau van de opleidingen zijn er nauwe contacten met het werkveld via informeel en formeel overleg. Er zijn geen hogeschoolbrede voorschriften hoe structureel overleg met het werkveld georganiseerd moet worden, maar de meeste opleidingen kiezen voor het werken met een werkveldcommissie. Daarnaast brengen we op verschillende momenten bij elke opleiding externe ogen binnen vanuit verschillende kwaliteitszorgprocessen (zie 4.2. Kwaliteit van de opleidingen).

Bijlage: lexicon UCLL