4.3. Kwaliteit van de domeinen
Systematiek voor domeinen
Binnen UCLL kiezen we er bewust voor om ook de vier domeinen (Onderwijs & Studenten, Ondersteuning, Research & Expertise en Kwaliteit) een kwaliteitszorgsystematiek te laten doorlopen.
De figuur hiernaast vat de systematiek voor domeinen samen. De concrete planning van wanneer domeinen deze processen doorlopen, is weergegeven in een tijdslijn.
In de video hieronder getuigt Klaas Vansteenhuyse (hoofd Onderwijs & Studenten) over hoe de kwaliteitszorgsystematiek een meerwaarde vormt voor het domein Onderwijs & Studenten.
Beleidsplan als richtsnoer voor de werking
Alle domeinen stellen een beleidsplan (PLAN) op voor een periode van vijf jaar. Het beleidsplan bevat concrete doelstellingen, acties en een timing en dient als richtsnoer voor de werking van de domeinen en dit voor de periode van 2019-2024. Soms worden de beleidsplannen verder vertaald naar concretere jaaractieplannen.
De strategische prioriteiten van UCLL vormen het referentiekader voor de beleidsplannen van de domeinen. Het beleidsplan is gebaseerd op een interne en externe analyse van sterktes/kansen en aandachtspunten/bedreigingen. Alle domeinen maakten een interne analyse van de sterktes en aandachtspunten (met oog op het bereiken van de strategische prioriteiten). Bovendien brachten alle domeinen de voornaamste externe ontwikkelingen en risico’s in kaart. Dit alles vormde het vertrekpunt om een eerste aanzet van de beleidsprioriteiten te formuleren. Deze eerste aanzet van beleidsprioriteiten werd dan besproken met interne en externe peers. Bij de interne peers was er steeds een vertegenwoordiging vanuit de opleidingen, zodat bij de bepaling van de beleidsprioriteiten zeker ingespeeld kon worden op de aanwezige noden van de opleidingen. Op basis van de feedback van deze interne en externe peers werkten de domeinen de beleidsplannen verder uit.
In het proces van de opmaak van de beleidsplannen van de domeinen, besteedden we expliciet aandacht aan de mate waarin de beleidsplannen bijdragen aan de realisatie van de strategische prioriteiten. Tijdens een uitwisselmoment tussen de verantwoordelijken van deze domeinen werden de voorlopige beleidsplannen vanuit die invalshoek van feedback voorzien (Dekken we alle strategische prioriteiten/doelstellingen? Waar liggen blinde vlekken? Tot wiens verantwoordelijkheid behoren deze, wat moet opgevolgd worden en op welke manier?).
Ter voorbereiding van de validering van deze beleidsplannen op het Directieteam werd voorafgaand nagegaan in welke mate deze bijdragen aan de realisatie van de strategische prioriteiten. Deze analyse toonde aan dat de beleidsplannen van de domeinen de strategische prioriteiten van UCLL voldoende afdekken.
Hieronder geven we een samenvatting van de beleidsprioriteiten van elk domein.
Zelf uitvoeren en opvolgen van het beleidsplan
Medewerkers binnen de verschillende diensten gaan concreet aan de slag met het uitvoeren van acties van het beleidsplan (DO).
Tijdens een jaarlijkse stand van zaken gaan ze na in welke mate de verschillende doestellingen bereikt worden (CHECK). Bovendien krijgen domeinen informatie over hun werking via kwaliteitszorgonderzoeken (bv. feedback van medewerkers over de tevredenheid over de ondersteuning) of beschikbare data (bv. over marktaandeel).
Op basis hiervan beslissen ze welke verbeteracties (ACT) nodig zijn.
(Externe) opvolging
Twee keer tijdens de beleidsperiode gaan de domeinen in overleg met interne en onafhankelijke, externe peers over hun werking:
- Tijdens een afstemmingsgesprek gebeurt dit met de algemeen directeur en een ander lid van het Directieteam. Door op deze manier een programmadirecteur te betrekken bij de gesprekken over de domeinen O&S, Ondersteuning, Kwaliteit en Research & Expertise, wordt hierin indirect het perspectief van opleidingen betrokken.
- Tijdens een managementgesprek wordt hier een onafhankelijke externe aan toegevoegd die specifieke expertise heeft in het betrokken domein.
Onderwerp van gesprek zijn de stand van zaken van het beleidsplan, de opvolging van de afspraken van de afstemmingsgesprekken, de bijdrage aan de strategische prioriteiten en topics die verband houden met interne en externe ontwikkelingen en/of die gerelateerd zijn aan risicobeheersing.
Op basis van deze gesprekken worden concrete afspraken gemaakt en wordt, indien nodig, het beleidsplan aangepast. Via een kwaliteitsfiche per domein, informeren we intern over de belangrijkste conclusies van deze gesprekken.
Belangrijkste conclusies na de managementgesprekken van de domeinen
Na de managementgesprekken van de domeinen die plaatsvonden in de periode november 2022 en februari 2023 waren de belangrijkste conclusies:
- Elk van de vier domeinen heeft voortgang gemaakt in zijn beleidsplan en opvolging gegeven aan de afspraken van de afstemmingsgesprekken.
- Het onderscheid maken tussen opdeling van werkzaamheden in reguliere werking, acties om het beleidsplan te realiseren en een vrije ruimte om in te kunnen spelen op niet voorziene opdrachten wordt voor elk domein aangeraden.
- Het versterken van de samenwerking tussen de domeinen onderling en met de opleidingen is in elk gesprek aan de orde geweest. Meer specifiek kwam in zowel het managementgesprek van het domein Onderwijs en Studenten als Research en Expertise de samenwerking rond de thema's levenslang leren en Vervlechting Onderwijs-Onderzoek-Dienstverlening aan bod.
Kwaliteit als domein
PDCA voor kwaliteitszorg
Kwaliteit is als domein continu in beweging. Hierboven gaven we weer op welke beleidsprioriteiten we de komende jaren inzetten. Deze prioriteiten realiseren we, samen met de opleidingen en andere diensten. Het samenbrengen van de opleidingspartners Kwaliteit tijdens een kwaliteitsforum is hierbij essentieel om goede praktijken te delen.
We maken jaarlijks een stand van zaken van het beleidsplan Kwaliteit en halen extra informatie uit:
- een evaluatie na elk kwaliteitszorgproces;
- informele feedback en aftoetsing.
De afstemmings- en managementgesprekken bieden een externe blik die inspireert en leidt tot concrete afspraken over hoe we onze kwaliteitszorg verder kunnen opvolgen. Ook de feedback die we krijgen via de instellingsreview helpt om ons kwaliteitszorgsysteem verder te optimaliseren. Een bijzonder waardevolle externe blik hebben we ook gekregen via een audit (door auditdienst KU Leuven) die we in 2021 hebben laten uitvoeren over ons kwaliteitszorgsysteem.
Op basis hiervan bekijken we welke verbeteracties nodig zijn die we indien nodig opnemen in het beleidsplan Kwaliteit.
Enkele voorbeelden van aanpassingen aan het kwaliteitszorgsysteem
- Uitbreiden van de inzet van onafhankelijke externen in kwaliteitszorgprocessen: we betrekken nu ook onafhankelijke externen bij de managementgesprekken, we hebben de onafhankelijkheid van deze externen verscherpt door onder andere per proces waarbij externen worden betrokken (dialoogcommissie, thematische kwaliteitsbewaking en managementgesprekken) de criteria duidelijk te expliciteren. Ook gebruiken we een deontologische code bij de managementgesprekken van de opleidingen.
- Verlenging van de beleidsperiode van vier naar vijf jaar zodat er meer tijd is voor het uitvoeren (DO) en opvolgen (ACT) van de acties.
- Voor de thematische kwaliteitsbewaking opleidingen de mogelijkheid geven om zelf een keuze te maken uit een aantal thema's die we selecteerden op basis van de beleidsplannen van de opleidingen, zodat dit minder de eigen beleidsplanwerking doorkruist.
Ik ben blij dat er flexibel met de timing wordt omgegaan. Dat jullie ook durven bijsturen op basis van wat er leeft bij de medewerkers! Houden zo!
Bevraging thematische kwaliteitsbewaking, 2021